Nyheter Expense

Visma arbetar kontinuerligt med att förbättra standarden och öka funktionaliteten i Visma.net Expense, baserat på feedback från kunderna. Därför lanseras nya versioner med nya och förbättrade funktioner av programvaran med jämna mellanrum.

Juli 2025

Utsläppsrapportering

Det har gjorts förbättringar i Expense för att göra en mer exakt beräkning av utsläpp.

Utsläppsrapport

Periodval: Du kan nu välja en anpassad period genom att ange start- och slutdatum.

Anställdfilter: Det är möjligt att generera rapporten för en eller flera anställda.

Innehåll: Rapporten visar antal tillfällen, antal logi och antal kilometer. Detta är beroende på konfigurationen som angetts för utläggstypen under inställningar.

Ändringar i utläggstyper

Utläggstyper har fått en ny flik Utsläpp. Fälten Beräkna utsläpp för denna typ och Utsläppskategori har nu flyttats till denna flik. När du kryssar i Beräkna utsläpp för denna typ, måste du koppla utläggstypen till en utsläppskategori. Vissa utsläppskategorier kräver ytterligare inställningar för att säkerställa en mer exakt beräkning. Dessa är:

Logi
Drift av transportutrustning
Transport Flyg
Transport Järnväg
Transport Väg
Transport Tjänster
Transport Vatten

Inställningar per utsläppskategori

Logi

Inkludera antal nätter vid registrering av denna typ

Obligatoriska fält vid registrering:

Antal övernattningar

Drift av transportutrustning

Inkludera kilometer och bränsletyp för transport

Obligatoriska fält vid registrering:

Antal kilometer
Bränsletyp

Transport Flyg

Inkludera antal flygtimmar

Obligatoriskt fält vid registrering:

Total flygtid

Antal flygtimmar konverteras automatiskt till kilometer i utsläppsrapporten.

Transport Järnväg / Transport Väg / Transport Tjänster / Transport Vatten

Inkludera kilometer och bränsletyp för transport

Obligatoriska fält vid registrering:

Antal kilometer

Bränsletyp (gäller ej “Transport – Vatten”, där endast kilometer krävs).

Standard bränsletyp

Administratören kan ange en standard bränsletyp som automatiskt visas för användaren. Användaren har dock möjlighet att ändra detta vid behov.

Användare

När en användare registrerar ett utlägg, kommer denne behöva fylla i de nödvändiga fälten baserat på vald utsläppskategori.

Utsläppsrapportering

Rapporten Utsläppsrapportering tar hänsyn till de nya inställningarna i utsläppskategorierna.

Logi:

Antal nätter registreras som antal tillfällen.

Drift av transportutrustning, Transport Järnväg, Transport Väg, Transport Tjänster:

Antal km skrivs i kolumnen antal. CO₂e (kg) beräknas baserat på antal kilometer och vald bränsletyp.

Transport – Vatten:

Antal km skrivs i kolumnen antal. CO₂e (kg) beräknas utifrån antal kilometer.

Transport – Flyg:

Antal km skrivs i kolumnen antal. Flygtimmar konverteras till kilometer, som sedan används för att beräkna CO₂e (kg).

Använder du Utsläppsrapportering idag? Här är vad du behöver göra

Om du har börjat använda Clima-rapportering, måste du göra följande i inställningar för de utläggstyper där utsläpp ska rapporteras om du önskar mer exakt rapportering.

Tilläggsinformation per utsläppskategori

För följande utsläppskategorier kan du lägga in extra information för att säkerställa en mer exakt beräkning av utsläpp:

Logi
Drift av transportutrustning
Transport Flyg
Transport Järnväg
Transport Väg
Transport Tjänster
Transport Vatten

Så här gör du:

Välj önskad utläggstyp
Gå till fliken Utsläpp
Under Utsläppskategori finner du tilläggsfälten:

Exempel på fält och vad de innebär för användaren:

Inkludera antal övernattningar vid registrering av denna typ

Resultat i Expense: Användaren måste uppge antal nätter för övernattningen.

Inkludera kilometerangivelse och bränsletyp för transport

Resultat i Expense: Användaren måste uppge antal kilometer samt typ av bränsle som användes för fordonet.

Typ av transport visas när du väljer en utsläppstyp “Drift av transportutrustning, Transport Väg eller Transport Tjänster”.

Buss
Motorcykel
Privat bil
Taxi

Inkludera antal flygtimmar

Resultat i Expense: Användaren måste registrera varaktigheten på flygresan i timmar.

Inkludera kilometerangivelse

Resultat i Expense: Användaren måste uppge resetider i kilometer.

Standard bränsletyp

Administratören kan ange en standard bränsletyp som automatiskt visas för användaren. Användaren har dock möjlighet att ändra detta vid behov.

Tar du i bruk de nya fälten som beskrivs ovan, kommer användaren behöva fylla i de valda fälten som är angivna på Utläggstyp vid registrering.

Juni 2025

Anpassad text för utläggstyper

Du kan lägga in en anpassad förklaring för varje enskild utläggstyp. Denna text hjälper användaren att förstå hur och när utläggstypen ska användas, samt vilka regler, begränsningar eller obligatoriska dokument som gäller. Så här lägger du in anpassad text:

Välj den aktuella utläggstypen.
Gå till fliken Anpassad text.
Skriv in den förklaring som ska visas för användaren vid registrering.

När användaren väljer denna utläggstyp kommer ett frågetecken att visas bredvid fältet Typ av utlägg. Genom att klicka på frågetecknet visas den text du har skrivit in.

April 2025

Traktamente

Flera förbättringar och förenklingar har gjorts i hur du registrerar resor med traktamente. Registrering av kostnadsfördelning har nu flyttats till sidan Information om resan.

De största förändringarna gäller hur du registrerar traktamente. Du ser nu information om ‘Datum och plats’ när du registrerar måltidsalternativ.

Måltidsalternativ

Du kan nu välja och registrera för alla datum under resan eller för en viss period av resan.

Ställ in för alla datum

Om resan har samma traktamente för alla dagar kan du välja ‘Ställ in för alla datum’. Frukost, lunch, middag, boendetyp och nattillägg kommer då att sättas för alla datum i resan.

Ange per period

Om du har olika traktamente nivåer, boendetyper eller nattillägg väljer du ‘Ange per period’.

Sammanfattning av måltider

I botten på sidan kommer du se en summering av resan. Här visas hur många frukostar, luncher och middagar som är beräknade, men även hur mycket som är beräknat i traktamente, hur många måltidsavdrag och det totala beloppet för traktamentet.

Detaljer om traktamente

Visar nu måltidsalternativ för perioden – frukost, lunch och middag – för hela resan. Visar också alla typer av traktamente för denna resa, inklusive belopp och valuta.

Januari 2025

Nya belopp för traktamente och bilersättning

Nya belopp för 2025 har uppdaterats i Visma.net Expense för alla länder (Danmark, Finland, Norge och Sverige). Dessa uppdateringar inkluderar nya belopp för bilersättning, traktamente och utlandstraktamente.

Oktober 2024

Obligatorisk frukost inkluderad för logi

Det är nu möjligt att sätta Frukost inkluderad som obligatorisk på logiutläggstyper.

Detta kan göras av företagsadministratören under menyn Inställningar för reseräkningar. När denna inställning är aktiverad måste användaren lägga till ett belopp för frukost inkluderad när de registrerar ett utlägg för logi.

Juli/Augusti 2024

Vidarebefordran av e-post till Expense

Som användare kommer du nu att kunna vidarebefordra dina mejl och importera dem som bilagor till Visma.net Expense.

Du kan ställa in den här e-postfunktionen direkt från sidan Tilläggstjänster, som också har fått en ny design.

Favoriter för körsträcka

Visma.net Expense kan nu spara dina favoritrutter och platser för körsträckor.

Denna funktion är utformad för att förenkla registreringen av dina vanliga resvägar.

Juni 2024

Integration till Nordea First Card (via OpenCard)

Vi har samarbetat med Opencard för att överföra kreditkortstransaktioner i realtid och digitala kvitton från Nordea direkt till Expense.

Nu kan användare se sina kreditkortstransaktioner i realtid och automatiskt matcha digitala kvitton, vilket effektiviserar utgiftshanteringsprocessen.

Som administratör kan du aktivera integrationen i Expense. Denna funktion möjliggör onboarding för kunden själv. En ny sida har skapats i Expense för administratörer för att starta integrationsaktiveringen och hantera kortinnehavare.

Maj 2024

Obligatoriska bilagor

Vi har infört en funktionalitet som gör att administratörer kan specificera att bilagor ska vara obligatoriska för specifika utlägsstyper. Denna förändring säkerställer efterlevnad av lagar och förordningar som kräver dokumentation för utlägg. Saknade bilagor är en vanlig orsak till att resefakturor avvisas, och den här funktionen hjälper både användare och godkännare genom att kräva obligatoriska bilagor i förväg.

Denna ändring inkluderar en ny kolumn i översikten över utläggstyper, och motsvarande import/export-CSV-filer har uppdaterats.

Användare kommer nu att se obligatoriska indikatorer och få felmeddelanden när de försöker skapa en bilaga som saknar nödvändiga bilagor.

April 2024

Förbättringar - klimatrapportering

Flera förbättringar av klimatrapporten har nu införts för att ge mer inblick i beräkningarna i rapporten.

Vi har även infört flera alternativ för att välja vilka utläggstyper som ska ingå i rapporten eller inte.

Januari 2024

Använde SmartScan på bilagor

Vi har nu introducerat SmartScan-funktionen för bilagor i Expense.

Systemet kommer automatiskt att skanna bilagor och lägga till den tolkade informationen till bilagan, såsom belopp, datum och valuta.

Systemet kommer också att föreslå utläggstyp baserat på bilagan.